Privacy Verklaring

Laatste wijziging; 14-10-2020

Privacyverklaring ScoutingStSalvius.nl

Via ScoutingStSalvius.nl worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. Scouting St Salvius acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.
Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in werking vanaf 25 mei 2018) stelt.
Dat betekent onder andere dat:

- wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring.
- wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist.
- wij uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Scouting St Salvius is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.
Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.

Privacy Verklaring Scouting Nederland
Omdat wij als organisatie verbonden zijn aan Scouting Nederland hanteren wij dezelfde verklaring op het gebied van privacy als ons overkoepelend orgaan. Deze is hier te vinden.

Dit document is een aanvulling op de overkoepelde Privacy Verklaring van Scouting Nederland.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigen van uw gegevens
Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Contactgegevens uit Scouts Online

Contactgegevens van Scoutinggroepen, -regio's, -projecten en -organisatieonderdelen zijn afkomstig uit Scouts Online. Onze gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het registreren van juiste en actuele informatie. Scouting Nederland en Scouting St Salvius verstrekken deze gegevens in geen geval aan derden. De afspraken voor het gebruik van gegevens binnen de Vereniging Scouting Nederland door groepen, regio's en landelijke onderdelen, staat beschreven in een separaat document ('Verstrekken persoonsgegevens uit Scouts Online').

Persoonlijke data

Voor het inloggen op de website www.scoutingstsalvius.nl wordt gebruik gemaakt van door de bezoeker opgegeven inloggegevens, geregistreerd in Scouts Online. Deze gegevens worden alleen gebruikt om via de login toegang te verschaffen tot de websites van de Vereniging Scouting Nederland.

Daar waar een bezoeker gebruik maakt van de mogelijkheden om informatie te verkrijgen of bestellingen te plaatsen, worden de daarbij verzamelde gegevens slechts gebruikt om de bezoeker te voorzien van de gevraagde producten of informatie. Noodzakelijk verzamelde gegevens worden voor zolang als nodig is opgeslagen in een beveiligde omgeving met zeer beperkte toegang.

Formulieren op onze site

Voor bijvoorbeeld (groeps)activiteiten, reserveren van materiaal bij de materiaalmeester of het registreren van een klus voor de gebouwbeheerder wordt gebruikgemaakt van online registratieformulieren op de website van Scouting St Salvius.

De gegevens worden via een webformulier per mail verstuurd naar jezelf, de organisatie van de activiteit (of andere direct belanghebbende) en worden daarnaast in een beveiligde database op de server bewaard. In elk formulier staat een verplichte vink waarmeer de bezoeker aangeeft deze Privacy Statement gelezen te hebben en hiermee akkoord gaat.

Noodzakelijk verzamelde gegevens worden voor zolang als nodig is opgeslagen in een beveiligde omgeving met zeer beperkte toegang. De gegevens worden enkel en alleen gebruikt voor het beoogde doel en zullen nimmer verstrekt worden aan derden.

Uitzondering hierop zijn de contactformulieren.
Bestuur
De gegevens die u invoert om contact te zoeken met ons bestuur worden via e-mail verstuurd naar een mailinglijst die gehost is op onze server. Software zorgt ervoor dat alle bestuurders deze mail ontvangen en een kopie van deze mail wordt opgeslagen in het archief van onze server. Enkel de bestuurders en de beheerder van de website/server hebben toegang tot dit archief.

Teamleiders, vertrouwenspersonen, webmaster en groepsbegeleider
De gegevens die u invoert om contact te zoeken met teamleiders, vertrouwenspersonen, webmaster of de groepsbegeleider worden direct per e-mail naar de aangegeven persoon verstuurd en dus niet opgeslagen op onze server.

Pydio, ons platform voor het onderling delen van bestanden

Onze staf en bestuur maakt enkel gebruik van het op onze eigen server gehoste Pydio platform voor het onderling uitwisselen van bestanden. Pydio is qua functionaliteit vergelijkbaar met Dropbox. Echter, omdat wij het Pydio platform op onze eigen server draaien weten wij exact waar de data zich bevindt. Dit is bij Dropbox niet het geval omdat men nooit precies weet waar in de Dropbox Cloud de data is opgeslagen. Alleen geautoriseerde stafleden krijgen een account op het Pydio platform waarmee zij toegang krijgen tot de gedeelde bestanden waar zij vanwege hun staffunctie toegang toe dienen te hebben. De data staat dus fysiek op onze eigen server en op systemen van de geautoriseerde staf of bestuursleden. De webmaster / beheerder van de server / Data Protection Officer (1 persoon) heeft vanwege zijn administrator rechten toegang tot alle omgevingen maar zal deze toegang alleen gebruiken om de werking van het systeem te kunnen waarborgen / testen.

De structuur ziet er als volgt uit;

Per speltak is er een afgeschermde omgeving waar alleen de staf van dat betreffende speltak toegang toe heeft. Hier staan speltakspecifieke zaken opgeslagen.
Er is een verenigingsomgeving waar alle staf en bestuur van de vereniging toegang toe hebben. Hierop staan bijvoorbeeld draaiboeken van activiteiten etc. opgeslagen.
Er is een bestuurdersomgeving waar alleen het bestuur toegang toe heeft. Hierop staan bijvoorbeeld notulen van de bestuursvergaderingen, werkdocumenten van het bestuur etc. opgeslagen.
Er is een voorzittersomgeving waar alleen de voorzitter toegang toe heeft. Hier staat gevoelige informatie op die voor niemand anders van belang is.

Toegang tot de omgevingen wordt aangevraagd bij de webmaster / Data Protection Officer via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Cookies

Hieronder wordt beschreven welke cookies ScoutinStSalvius.nl zelf plaatst en van welke third-party cookies gebruik worden gemaakt.

Functionele cookies
Kernfuncties
Dit zijn cookies die strict noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Zonder deze cookies kunnen bepaalde onderdelen niet worden gebruikt. Zo wordt er op ScoutingStSalvius.nl gebruikgemaakt van cookies om in te kunnen loggen en te reageren. Ook worden cookies gebruikt om instellingen en voorkeuren te onthouden.

Google Analytics
Via Google Analytics worden op ScoutingStSalvius.nl geanonimiseerd (het laatste octet van je IP adres wordt niet meegestuurd) gegevens over het surfgedrag verzameld. Wij hebben hiervoor een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten. Zo kunnen wij zien hoe bezoekers zoals jij de website gebruiken. Wij gebruiken deze informatie om gefundeerde beslissingen te nemen over de inrichting van onze website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. De verkregen informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analyticsinformatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.

Wil je niet dat je klikgedrag wordt bijgehouden? Dan kun je via de website van Google een browser-plugin downloaden die dit voorkomt. Deze instelling geldt dan voor alle websites die je bezoekt, dus niet alleen voor Marketingfacts. Meer informatie hierover kunt u hier vinden.

Google Analytics is conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens geconfigureerd.

Opt-out

U kunt het gebruik van cookies zelf regelen in uw browser. Als u cookies weigert, kunt u nog steeds gebruik maken van onze website, maar uw mogelijkheden om bepaalde functies of gebieden van onze website te gebruiken kunnen beperkt zijn. Veel browsers maken het mogelijk om een privémodus te activeren waarbij de cookies altijd worden gewist na het bezoek. Afhankelijk van elke browser kan deze privémodus verschillende namen hebben. Hierna volgt een lijst van de meest gebruikte browsers die het minimaal aanbevolen niveau van versleuteling TLS 1.2 ondersteunen. Elk browsertype heeft een andere naam voor "privémodus":

Internet Explorer 11 en latere versies = In Private

Safari 7 en nieuwere versies = Private Navigatie/Browsing

Opera 17 en latere versies = Private Navigatie/Browsing

Mozilla Firefox 27 en latere versies = Private Navigatie/Browsing

Google Chrome 30 en latere versies = Incognito

Communicatie

Mail

Onze speltak leiding zal op twee manieren per mail contact kunnen opnemen met de ouders van jeugdleden.

1. Middels SOL, het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland

2. Middels @scoutingstsalvius.nl mailadressen. Het mailadres van de ouders van onze jeugdleden kan in deze afgeschermde mailbox worden opgeslagen gedurende het lidmaatschap van het lid aan het speltak. Dat wil dus zeggen dat wanneer een jeugdlid overvliegt of de vereniging verlaat, het mailadres van de ouders verwijderd zal worden uit deze mailbox.

Telefoon

Onze speltak leiding beschikt over de telefoonnummers die tijdens de inschrijving van de leden zijn opgegeven en zo zijn opgeslagen in SOL. Omdat onze speltak leiding in staat moet zijn in dringende situaties snel contact met u op te kunnen nemen, kunnen de stafleden van het speltak deze gegevens in hun eigen telefoon hebben opgeslagen. Zodra een jeugdlid de vereniging verlaat of overvliegt naar een volgend speltak zullen deze gegevens worden verwijderd, zodat onze stafleden niet langer dan noodzakelijk over deze gegevens beschikken.

Binnen onze vereniging zijn er afspraken gemaakt over de beveiliging van onze telefoons zodat wanneer er gegevens van u op een telefoon wij de kans willen minimaliseren dat uw gegevens bij diefstal of verlies openbaar zijn.

Gezondheidsformulieren

Omdat gezondheidsformulieren onder de categorie bijzondere persoonsgegevens vallen, gaan we hier als vereniging extra zorgvuldig mee om.

De gezondheidsformulieren die we aan de ouders vragen om in te vullen over hun kind, zijn van belang voor de veiligheid van deze kinderen als zij meedoen aan ons scoutingspel. De speltak leiding moet op de hoogte zijn van bepaalde omstandigheden, zodat zij hier rekening mee kunnen houden. Deze formulieren worden als hardcopy (dus niet digitaal) bewaard in ons scoutinggebouw in speciaal daarvoor bestemde kluisjes. Alleen de speltak leiding heeft toegang tot deze kluisjes. Gezondheidsformulieren bewaren wij maximaal 1 jaar. Na elk scoutingjaar zullen deze formulieren worden vernietigd en zal indien noodzakelijk opnieuw gevraagd worden voor het invullen van een nieuw formulier.

Dataveiligheid

Scouting St Salvius neemt redelijke en passende veiligheidsmaatregelen ter voorkoming van verlies, misbruik en wijziging van de door Scouting St Salvius verwerkte persoonsgegevens. Wanneer toegang wordt verkregen tot de Service met Microsoft Internet Explorer versies 8.0 of hoger, beschermt de Transport Layer Security (TLS-)-technologie informatie met behulp van zowel serverauthenticatie als gegevensversleuteling om te helpen ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie veilig is tijdens het transport. Scouting St Salvius implementeert ook een geavanceerde beveiligingsmethode op basis van dynamische gegevens en gecodeerde sessie-identificaties en host de Service in een beveiligde serveromgeving die gebruik maakt van een firewall en andere geavanceerde technologie om bescherming te bieden tegen interferentie of toegang van buitenaf. Scouting St Salvius maakt middels OpenID verbinding met de beveiligde omgeving van Scouting Nederland om geregistreerde leden van Scouting Nederland toegang te verlenen tot de modules die alleen voor geregistreerde leden beschikbaar is. Deze beveiligingen helpen bescherming te bieden tegen ongeautoriseerde toegang, handhaven de nauwkeurigheid van de gegevens en zorgen voor het juiste gebruik van persoonlijke informatie. Toch is geen enkele wijze van verzending via het internet, of elektronische opslagmethode, honderd procent (100%) veilig. Daarom kunnen we geen absolute veiligheid garanderen. Om de veilgheid van uw gegevens zo goed mogelijk te verzorgen houden we logging bij van activiteiten op onze site, dit gebeurt zoveel mogelijk geanonamiseerd. Op basis van deze logging wordt grotendeels geautomatiseerd toegang geweigerd aan IP adressen die malafide handelingen uit lijken te voeren op onze server of website. Het kan zo zijn dat u onbewust door deze filters gedetecteerd wordt en (tijdelijk) op de blacklist komt. Mocht dit gebeuren neem dan contact op met onze webmaster.

Als u vragen hebt over de beveiliging van onze server of website, kunt u contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Omdat we veiligheid hoog in het vaandel hebben staan testen we regelmatig onze website via verschillende test platformen;

https://www.quttera.com/detailed_report/www.scoutingstsalvius.nl

https://asafaweb.com/Scan?Url=www.scoutingstsalvius.nl

https://sitecheck.sucuri.net/results/www.scoutingstsalvius.nl

https://app.webinspector.com/public/reports/81827730

https://www.ssllabs.com/ssltest/analyze.html?d=www.scoutingstsalvius.nl

https://adresults.nl/tools/header-checker/?url=www.scoutingstsalvius.nl&ua=chrome19&headers=full

https://securityheaders.com/?q=www.scoutingstsalvius.nl&followRedirects=on

https://www.htbridge.com/ssl/?id=wubRsEaO

De laatste site levert zelfs een mooi rapport op van de status van onze webserver. Klik hier om deze te bekijken.

Klik gerust op bovenstaande links om zelf de status van onze server en website te bekijken. Mocht u vragen of opmerkingen hebben over de veiligheid van onze server, site of de gegevens die erop zijn opgeslagen, schroom niet contact op te nemen met de webmaster via het contactformulier.